安装包下载
购物车×
去购物车2件商品
共计:
购物车×
购物车里还没放东西呢~
购物车×
请登录
MindManager中文官网 > 书香文化 > 如何规划一场高质量的会议活动?

教程分类

热门文章

如何规划一场高质量的会议活动?

发布时间:2019/08/05

思维导图

工作中如何使用思维导图呢?会议策划就是一个非常好的应用。一次成功的会议组织,会给企业带来很多价值。但我们在日常工作中,时常会感觉会议组织非常困难,头绪很多,分工不清晰。结果造成会议中的流程混乱或者环节缺漏。

那么,如何使用思维导图来有条不紊的筹备一场大型会议呢?我们来看一个案例分析。

价值点

一、价值点

1.全局统筹

会议和活动的流程设计类似项目策划,因为整个过程也涉及许多的人员和资源的调配问题。使用思维导图进行统筹,能让我们的会议环节更流畅,收效更好。

2.活动备案

会议的组织和策划需要一定的经验。所以,如何将好的会议策划经验保存下来,并传递给其它团队成员,是每个组织都在考虑的事情。如果我们将每次活动的工作流程通过思维导图进行设计,就可以保存下更完整而实用的会议策划材料。便于我们整理出文档版的工作手册,也便于下次会议和活动的流程改良。

活动备案

二、案例:观摩会策划

当我们需要组织一次300-500人的大型观摩会时,可以制作两张思维导图。首先思考“前期筹备”,然后进行“现场策划”。观摩会的对象是家长和学生,目的是介绍品牌和相关课程产品。

观摩会议策划

1.前期筹备工作

这是演讲招生会的前期筹备图。

图中一共有三个部分:目标设定、目标达成的关键点和具体准备工作。

前期筹备工作

第 一部分是演讲会的目标。分别是实现招生,传播知识和品牌推广;

关键点

第二部分是实现每个目标的关键点。

A、实现招生的关键点是:老师选择、课程设计、现场配合;

B、实现知识传播的关键点是:了解听众需求和丰富课程内容;

C、实现品牌推广的关键点是:突出企业标识、赠送特色小礼品和微笑服务。

图中对每个关键点的实现方式都制定了相应的行动计划。

准备工作

第三部分梳理了四个准备工作:

对外宣传的计划,邀约客户的计划,物资准备的计划,以及员工培训的计划。

2.会议现场工作

会议现场的工作流程较多,一共分为四个部分:开场之前的场外工作、开场之前的场内工作、开场之后的授课流程,以及课后答疑环节。

由于内容较多,我将电脑上的一张思维导图分成上下两张来呈现。

会议现场

其中场外工作包括:迎宾,接待和门口站位;

场外工作

“场内工作”分为领位和舞台上配合;“授课流程”由主持人和主讲老师共同完成,有四个环节;最后的“课后答疑”分为场内答疑和门口答疑。

舞台

每个环节在图中都有详细的操作指导。比如由谁负责,每个人做什么工作,工作要求和步骤是什么,等等。

入口

图中用蓝色填充,标出每个环节的核心负责人;长方形框线,标出了仪表仪态的统一要求,波浪框线,标出了正式演讲课程的内容;同时,虚线箭头表达了“表格”与“验表”之间的对应关系。

指导

三、绘制指导

好的,看完大型会议的策划导图案例,我们一起来总结一下作图步骤吧。

第 一步:明确会议目标

首先是画上中心图,并填上中心词语。然后在第 一个分支上画出会议的目标:比如,“在什么时间和地点,组织什么会议?”、“目标邀约人数是多少?”、“会议的理想效果是什么?”等。日常工作中,我们可以先用白纸手绘草图,很便捷。

关键点

第二步:找到会议成功的关键点

第二个分支是根据“二八定律”的特点,思考成功实现目标的核心要素。比如,“重要的会议流程是什么?”、“会议筹备的关键任务是什么?”等等。

二八定律

第三步:制定会议流程

我们在思维导图上,具体发散出会议组织的各个环节要点。

第四步:设置岗位分工和操作要领

在每个环节上,我们需要写上详细的负责人、具体环节和操作要点等信息。

岗位分工

四、要点小结

最后,我们可以总结出会议策划导图的三个要点:

(1)会议筹备是起点。包括目标思考、关键点探索和具体准备工作计划;

(2)需要有清晰的流程和责任到人的分工,才算是较完善的会议现场计划;

(3)会议思维导图是一个立体的会议管理操作手册,也可以为下次活动举办提供详实的流程指导。

祝每位伙伴善用思维导图,为工作提速。

作者:宋莹

14年思维导图培训经验(2005年至今),畅销书《思维导图从入门到精通》作者,第十届世界思维导图锦标赛中国组委会副秘书长,国家三级心理咨询师,托尼博赞亲授TBLI思维导图认证导师,AACTP国际职业认证讲师,河北电网、广东移动特约讲师,清华同方教研院、北京新东方名师堂特约讲师,广东外语外贸大学工商管理学士,中山大学公共管理硕士。

岗位分工

书籍学习,能让我们更高效的使用软件

思维导图从入门到精通
读者也访问过这里: